Sappelen

Workflow

Wat? Waarom hebben jullie zoveel stapjes?
Ze schrikt als Patty haar voordoet hoe ze een verkooporder inzet.
Kijk, eerst maken we een offerte in Oracle. Als die geaccepteerd is, maken we er een verkooporder van, dat doen we in SAP.
Patty heeft twee grote schermen openstaan met links Oracle en rechts SAP. Geroutineerd kopieert ze stuk voor stuk alle gegevens uit het ene systeem en plakt ze in het andere.
Kijk, zo hoef ik niks over te typen, zegt ze triomfantelijk. Als de verkooporder klaar is, maak ik de bestelaanvraag. Iemand anders zet dan de bestelaanvraag om in een inkooporder. Ik mag dat zelf niet doen. Ik wacht altijd een paar dagen en als ik dan nog geen goedkeuring heb, ga ik er pas naar vragen. Ik heb geen tijd om die aanvragen stuk voor stuk op te volgen namelijk.
Ze opent een spreadsheet en plakt het aanvraagnummer erin. In de kolom ernaast schrijft ze de datum.
Waarom mag je die inkooporder niet zelf inzetten? vraagt ze.
August wil dat niet, legt Patty uit. Hij gebruikt het vierogenprincipe, want volgens hem gaan wij anders fraude plegen. August mag als enige alles goedkeuren. Hij kan ook achteraf de aanvragen nog aanpassen.
Later, als de inkooporder er is, maken we daar de intercompany-levering bij. De echte levering, die naar de klant, wordt automatisch door het systeem gemaakt.
Ze maakt een gebaar van woesh-woesh, magie.
En de factuur?
Die zet Henk in. En August keurt hem daarna goed. Na het printen scant Henk hem in, voor in het digitale archief. En dan doet hij hem in een map.
Ze wijst op een kolossale kastenwand met ordners.
Nou dacht ik dus dat jij mij misschien wat tijd kon besparen, zegt Patty. Is het mogelijk, als ik die bestelaanvraag maak, dat jij dan automatisch het nummer en de datum in mijn spreadsheet wegschrijft? Dat is volgens mij niet zoveel werk om aan te passen.
Ruth denkt er het hare van maar zegt alleen: Zet ik op de lijst.
Ze sloft naar haar eigen werkplek en maakt er op haar aftandse computer een nieuwe regel bij in haar lange lijst met IT-tickets.
In Excel.