Langkah-langkah Perencanaan SDM :
1. Analisis faktor-faktor penyebab perubahan kebutuhan SDM.
a. Perubahan dalam lingkungan eksternal seperti ekonomi, politik, teknologi dan persaingan.
b. Perubahan keputusan internal seperti strategi, budget, ramalan penjualan, ekspansi, rancangan organisasi dan rancangan pekerjaan.
c. Perubahan tenaga kerja organisasi seperti adanya pegawai yang pensiun (retirement), mengundurkan diri (resignation), PHK (termination), meninggal dunia, pegawai sakit, dll.
2. Peramalan kebutuhan SDM.
Teknik-teknik peramalan kebutuhan,
yaitu :
a. Ramalan para ahli (expert forecast) atau judgement technique.
1. . Nominal Delphi Technique (NGT), yaitu menghadirkan 5-10 orang ahli dan ditanyakan penyebab perubahan kebutuhan pegawai di masa yang akan datang. Hasilnya didiskusikan secara bersama-sama, faktor diranking atau diurutkan dari yang paling penting.
2. Delphy Tecnique, yaitu bila para ahli tidak dapat berdiskusi secara bersama. Perencana SDM meminta pendapat masing-masing ahli kemudian disimpulkan.
3. Perkiran manajer, yaitu kebutuhan SDM diperkirakan oleh manajer puncak, kemudian diberikan ke manajer di bawahnya atau sebaliknya.
b. Analisis kecenderungan atau trend analysis.
Analisis dilakukan berdasarkan kecenderungan kebutuhan pada masa lalu, yaitu :
Ekstrapolasi, yaitu mengasumsikan bahwa tingkat perubahan masa lalu sama dengan yang akan datang.
Indeksasi, yaitu menghitung bahwa rasio antara jumlah pegawai dengan jumlah penjualan atau produksi pada masa lalu akan sama di masa akan datang.
c. Budget and planning analysis.
Budget and planning analysis merupakan jumlah budget yang telah disetujui, yang di dalamnya berisi jumlah kebutuhan pegawai pada setiap departemen di dalam suatu perusahaan.
d. New venture analysis.
New venture analysis, yaitu menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan membandingkannya dengan pembukaan usaha baru yang pernah dilakukan oleh perusahaan lain.
e. Computer analysis.
Computer analysis yaitu, suatu program perhitungan yang dilakukan oleh komputer melalui rumus matematika, rasio-rasio atau indeksasi dan ekstrapolasi secara bersama-sama.
f. Statistical analysis.
3. Penentuan kebutuhan SDM di masa yang akan datang.
Penentuan kebutuhan SDM pada masa depan meliputi jumlah dan kemampuan yang dimiliki, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
4. Analisis ketersediaan (supply) SDM dan kemampuan perusahaan.
a. Memperkirakan ketersediaan sumber internal, yaitu proses pemeriksaan tenaga kerja yang ada, jumlah dan jenisnya. Teknik analisis yang digunakan yaitu replacment chart, yaitu gambaran singkat mengenai siapa menggantikan apabila suatu jabatan kosong. Ada tambahan catatan tentang informasi calon pekerja yang disebut replacement summary, yaitu daftar kemungkinan pengganti untuk setiap jabatan.
Pembuatan Replacement Chart dan Replacement Summary :
Membuat replacement chart dan replacement summary perusahaan dapat melakukan human resource audit, yaitu sebuah proses mengumpulkan informasi dengan memakai formulir khusus untuk memeriksa keadaan SDM saat ini, yang meliputi keterampilan, pengalaman, pendidikan, dan data pribadi lain. Untuk non manajer disebut skill inventory, sedangkan untuk manajer disebut management inventory.
Memperkirakan ketersediaan sumber eksternal. Ketersediaan jumlah pegawai yang ada di pasar tenaga kerja dipengaruhi oleh lembaga pendidikan dan pelatihan, perubahan demografis, spesialisasi, perubahan minat dan sikap terhadap suatu pekerjaan.
5. Penentuan dan implementasi program.
Berdasarkan kebutuhan (demand) dan ketersediaan (supply) dapat terjadi beberapa
kemungkinan, yaitu :
Tidak ada perbedaan antara kebutuhan dan ketersediaan pegawai (supply = demand).
Terjadi kelebihan supply tenaga kerja (supply > demand).
Terjadi kekurangan supply tenaga kerja (supply < demand).
