22-23. Понятие «контроль», «учет», «анализ». Процесс контроля в организации.
Виды и методы контроля
Понятия «контроль», «учет», «анализ»
Контроль — это деятельность руководителей предприятий и вышестоящих звеньев управления, устанавливающих стандарты, нормы и нормативы, проверяющих и оценивающих соответствие им продукции и корректирующих работу исполнителей.
Необходимость контроля обусловлена следующими обстоятельствами:
· потребностью организации процесса производства в соответствии с имеющимися резервами и ресурсами;
· требованиями потребителей к качеству, стандарту и сертификации выпускаемой продукции;
· изменяющимися внутренними и внешними условиями производства, необходимостью выявления тенденций из меняющегося спроса и предложения продукции;
· формированием базы данных для дальнейшего планирования расходования материальных и финансовых средств, совершенствования нормативных показателей по труду;
— своевременным вмешательством в производственный процесс при отклонениях от принятых норм и нормативов и др.
В определенной степени контроль на предприятии осуществляют все работники, каждый в сфере своей компетенции. В работе они руководствуются рядом основополагающих требований:
1. Контроль должен быть всеохватывающим, но не мелочным, не назойливым, не тотальным и не вызывать у подчиненных чувства неприязни к контролирующим.
2. Контроль должен быть тщательно спланирован, в планах необходимо определить приоритеты и четко отразить стратегическую направленность контроля.
3. Контроль осуществляется не ради самого контроля или «подсиживания» сотрудников, а ради получения результатов, необходимых для улучшения работы или показателей, снижения издержек производства и улучшения качества продукции.
4. Контроль необходимо осуществлять своевременно и эффективно, что подразумевает получение сведений об объекте или субъекте контроля ко времени и месту, а также конкретные предложения по его итогам.
5. Система контроля не должна быть дорогостоящей, нельзя на его проведение отвлекать большое количество работников от их непосредственной деятельности.
Процесс контроля в организации
Виды и этапы управленческого контроля
Контроль бывает предварительным, текущим и итоговым.
Предварительный контроль. Этот вид контроля предшествует началу любой деятельности предприятия и включает целый ряд направлений: готовность людей выполнять соответствующую работу по своей профессии, специальности и квалификации; состояние и готовность материально-технической базы — средств и предметов труда; финансовое обеспечение производственного процесса; предварительная оценка возможностей поставок сырья, материалов, энергии, топлива и пр.; предварительные прогнозы условий сбыта готовой продукции и др.
Предварительному контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам по данному продукту.
Осуществляется также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр. В ходе предварительного контроля выясняются знание непосредственными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения.
Задачей предварительного контроля является проверка готовности организации к началу работы. Данная проверка осуществляется по трем основным направлениям:
· управленческие решения: соответствие их по форме и по содержанию установленным требованиям, правильность восприятия принятых решений лицами, осуществляющими их реализацию и т. д.;
· персонал: тщательный анализ тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы;
· организация: организационная структура, способы и методы принятия управленческих решений, основные используемые технологии и методы осуществления работ.
Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективного контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организаций как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Валено, чтобы информация в процессе обработки человеком не искажалась, необходимо также активно внедрять новые методы обработки информации.
Оценка информации о результатах контроля — заключительная стадия этапа сопоставления и принятия решений. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение — необходимо ли действовать, и если да, то как.
После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Руководитель должен выбрать одну из трех линий поведения (ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт):
— ничего не предпринимать — это основная цель контроля, чтобы добиться такого положения, когда фактические результаты соответствуют стандартам;
-— устранить отклонение — смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий;
— пересмотреть стандарт — не все отклонения от стандартов следует устранять, иногда сами стандарты нереальны, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. При пересмотре штанов должны пересматриваться и стандарты.
Рекомендации науки о поведении по проведению эффективного контроля: устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками; стремитесь к двустороннему общению; избегайте чрезмерного контроля; устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты: вознаграждайте за достижение стандарта.
Текущий контроль. Применяют два основных вида текущего контроля — стратегический и оперативный. Стратегический предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом главный акцент делается на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацеливание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида контроля готовится база стратегических данных, на основе которых могут вноситься соответствующие коррективы в производственный процесс.
Оперативный контроль предполагает проверку текущей технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия: выработанных и применяющихся норм и нормативов, норм выработки и временных нормативов, загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр. Выясняются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершенного строительства и другие производственные, кадровые и финансовые вопросы.
Итоговый контроль. По результатам предварительного и текущего контроля проводится итоговый контроль, суть которого состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений. По его итогам проводится ряд мероприятий планового характера: назначаются работники, ответственные за ход выполнения замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.
Контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в каких объемах и кем он осуществляется.
Важным условием успешной работы менеджера является также самоконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате на предприятии складывается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура и улучшаются показатели работы.
Контроль, как правило, проводится в несколько этапов:
1. определение необходимых критериев контроля, сроков и методов его осуществления;
2. создание математической или графической модели процесса контроля над потоками ресурсов и резервов и установление «точек контроля»;
3. получение информации (снятие информации), анализ данных и выявление причин отклонений;
4. корректировка на основе полученной информации.
Области применения контроля. Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. Поэтому область применения контроля должна полностью их охватывать.
Внутренние факторы — это ситуационные факторы внутри организации: цели, структура, задачи, технология и люди.
К числу внешних факторов относится все то, что воздействует на организацию из окружающий среды: конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое. Допустимо рассматривать управление в основном как попытку обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих Факторов, но если организация не стремится адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, изначально заняв активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане.