NỘI DUNG CHÍNH
KHÁI NIỆM VÀ CÁC GIAI ĐOẠN CỦA DAKD
QTDAKD là tổng hợp các hoạt động Quản trị liên quan đến việc xác định, xây dựng (lập) và triển khai thực hiện dự án nhằm đáp ứng mục tiêu chuyên biệt và qua đó góp phần thực hiện mục tiêu chung của DN.
• QTDA là một hoạt động đặc thù mang tính khách quan, phản ánh toàn bộ các chức năng quản trị như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Thể hiện qua các hoạt động đặc trưng cơ bản sau:
- Hoạch định (lập kế hoạch) dự án KD
- Tổ chức điều phối các hoạt động DAKD
- Kiểm soát và đánh giá toàn bộ quá trình DA
• Quản trị DAKD là một hoạt động rất phức tạp, khó khăn, phải xử lý nhiều tình huống khác nhau và luôn biến động.
• Quản trị DAKD ngày càng trở thành vấn đề bức thiết (cả về lý luận và thực tiễn) ở các nước đang phát triên như Việt Nam hiện nay.
• Quản trị DAKD đòi hỏi đội ngũ nhà QTDA phải xác định rõ trách nhiệm và có đầy đủ năng lực, phẩm chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ.
1. Xác định DAKD
• Mục đích: tìm kiếm, phát hiện và lựa chọn các ý đồ đầu tư, ý tưởng sáng tạo, phương án giải quyết vấn đề của DN mà trước đó chưa có tiền lệ. Từ đó xác định DAKD sẽ theo đuổi.
• Các nguồn xuất phát và hình thành ý đồ đầu tư.
- Các chiến lược KT-XH của nhà nước, địa phương, ngành, chiến lược kinh doanh của DN.
- Các bất cập trong bố trí và sử dụng các nguồn lực của DN.
- Các nhu cầu sản xuất và tiêu dùng chưa được thoả mãn trên thị trường.
- Yêu cầu khắc phục những khó khăn trở ngại đối với sự phát triển KT-XH nói chung và hoạt động sản xuất kinh doanh của DN nói riêng.
• Tiến hành xem xét, phân tích và đánh giá các ý đồ đầu tư để sàng lọc và lựa chọn những ý đồ tốt nhất để qua đó xác định các DAKD mà DN sẽ theo đuổi.
2. Phân tích và lập DAKD
• Mục tiêu:
Xây dựng DAKD khả thi với đầy đủ các nội dung cần thiết, trên cơ sở nghiên cứu chi tiết ý đồ đầu tư và đề xuất các phương án (nội dung) trên 6 phương diện
(xem Giáo trình QTDA - Trang 80)
• Nội dung chủ yếu:
- Nghiên cứu một cách toàn diện tính khả thi của dự án theo các nội dung cần thiết.
- Đối với các dự án KD có qui mô lớn (hoặc vừa), phức tạp, thì có thể phải thêm bước nghiên cứu tính khả thi:
- Nghiên cứu tiền khả thi
- Nghiên cứu khả thi
- Việc xây dựng DAKD phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu và căn cứ theo các phương pháp phù hợp, việc tổ chức xây dựng phải theo đúng quy trình
- Về hình thức, DAKD phải được trình bày theo đúng quy định hiện hành.
3. Xin phê duyệt dự án KD
• Mục đích:
Trình bày dự án trước các cấp, các cơ quan có thẩm quyền để DA được phê duyệt và cấp giấy phép hoạt động trên cơ sở thẩm định và xác minh lại toàn bộ những phương án và kết luận đã được đưa ra theo các nội dung của DA
• Nội dung:
- Chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ báo cáo, các luận chứng kinh tế - kỹ thuật, các sơ đồ, thiết kế .v.v. để đưa đi thẩm định, phê duyệt.
- Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục cần thiết cũng như tâm thế để thuyết trình và bảo vệ dự án trước các cấp và cơ quan có thẩm quyền.
- Trình bày, thuyết minh và bảo vệ DA trước các cấp và cơ quan có thẩm quyền.
- Tiến hành điều chỉnh, sửa chữa các nội dung DA, các phương án kinh tế - kỹ thuật, các giải pháp... còn bất hợp lý theo ý kiến đánh giá của hội đồng thẩm định và xét duyệt DAKD.
Triển khai thực hiện DAKD
+ Mục đích: hiện thực hoá các mục tiêu của DA thông qua các hoạt động cụ thể, theo các phương án kế hoạch đã được xác định và phê duyệt.
+ Nội dung: Triển khai các hoạt động theo 3 thời kỳ:
- Thời kỳ thi công các công trình cơ sở
- Thời kỳ phát triển
- Thời kỳ trưởng thành
+ Triển khai thực hiện dự án là giai đoạn phức tạp có nhiều khó khăn xảy ra (về tài chính, công nghệ - kỹ thuật, nhân sự, tổ chức điều hành .v.v.). Nhưng đây là giai đoạn quyết định sự thành bại của DAKD.
+ Để thực hiện đúng tiến độ và khắc phục những trở ngại, nhà QTDA phải sử dụng 2 công cụ chủ yếu để điều phối hoạt động DA là biểu đồ Gantt và sơ đồ Pert
Nghiệm thu, tổng kết và giải thể DA
+ Mục đích: Tổng kết dự án, trên cơ sở đánh giá những thành công hoặc thất bại ở tất cả các phương diện, làm rõ những nguyên nhân để rút ra bài học kinh nghiệm cho các DAKD tiếp theo của DN.
+ Nội dung:
- Bàn giao hay phân chia sử dụng kết quả của DA
- Giải quyết những vấn đề còn tồn đọng như thanh toán công nợ, công ăn việc làm cho người lao động...
- Tiến hành tổng kết và rút ra bài học kinh nghiệm.
- Giải thể dự án.
TỔ CHỨC DAKD
NỘI DUNG CHÍNH
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QTDA
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QTDA
• Tổ chức dự án theo chuyên môn sâu
• Tổ chức theo dự án
• Tổ chức kiểu ma trận
QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DA
QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DA
• Khái niệm và mục đích
• Phương pháp mạng công việc
• Phương pháp kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án
• Phương pháp biểt đồ Gantt và biểu đồ đường chéo
Khái niệm và mục đích
Là quá trình bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án, quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở nguồn lực cho phép và đáp ứng yêu cầu về chất lượng đã xác định.
• Đảm bảo cho dự án tiến hành đúng thời gian trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng về chất lượng dự án.
• Là cơ sở để giám sát chi phí và các nguồn lực khác cần cho Dự án.
Phương pháp mạng công việc (1)
• Là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, được mo tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự ưu tiên.
• Là sự nối kết các công việc và các sự kiện của dự án.
Phương pháp mạng công việc (2)
• Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ và công việc của dự án.
• Xác định thời gian và thời hạn của dự án.
• Xác định các công việc Găng và đường Găng của dự án.
• Là cơ sở để tính toán thời gian duy trì.
• Cho phép xác định các công việc phải được thực hiện kết hợp để tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi thực hiện kế hoạch tiến độ và điều hành Dự án.
Phương pháp mạng công việc (3)
• Quan hệ phụ thuộc bắt buộc.
• Quan hệ phụ thuộc tuỳ ý.
• Quan hệ phụ thuộc bên ngoài
Phương pháp biểu diễn mạng công việc
• Phương pháp AOA (đặt công việc trên mũi tên)
• Phương pháp AON (Đặt công việc trong các nút)
• Để có thể bắt đầu các công việc mới thì các công việc cũ phải hoàn thành.
• Các mũi tên được vẽ theo chiều từ trái sang phải và phản ánh mối quan hệ trước sau giữa các công việc.
• Độ dài các mũi tên không có ý nghĩa phản ánh độ dài thời gian.
Phương pháp AOA
• Công việc
• Sự kiện
• Đường
• Sử dụng một mũi tên có hướng để biểu diễn một công việc.
• Đảm bảo tính lô gíc của AOA
Ví dụ
Phương pháp AON
• Công việc được trình bày trong 1 nút (hình chữ nhật), các thông số bên trong bao gồm: Tên CV, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, độ dài thời gian thực hiện công việc.
• Các mũi tên chỉ thuần tuý xác định thứ tự trước sau của công việc.
• Tất cả các nút đều có ít nhất một nút đứng sau (trừ nút cuối cùng) và ít nhất một nút đứng trước (trừ điểm nút đầu tiên).
• Trong sơ đồ mạng chỉ có 1 nút (sự kiện) đầu tiên và một điểm nút cuối cùng.
Ví dụ
Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) và phương pháp đường găng (CPM)
• Phương pháp kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) được sử dụng lần đầu tiên vào năm 1958 để lập kế hoạch và quản lý chương trình chế tạo tên lửa xuyên lục địa của hải quân Mỹ.
• Phương pháp đường găng (CPM) được sử dụng để quản lý xây dựng và bảo trì các nhà máy hoá chất của công ty Dupont và Remington Rand.
• Cả hai phương pháp trên đều chỉ rõ mối quan hệ liên tục giữa các công việc. Đều dẫn đến tính toán đường găng. Chỉ ra thời gian dự trữ của các công việc.
• Vì vậy, khi đề cập đến phương pháp quản lý tiến độ người ta thường viết tên đồng thời hai phương pháp trên (PERT/CPM)
Phương pháp thực hiện áp dụng chung cho cả PERT và CPM
• Xác định các công việc (nhiệm vụ) cần thực hiện của dự án.
• Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện mỗi công việc.
• Vẽ sơ đồ mạng công việc.
• Tính toán thời gian và chi phí cho từng công việc dự án.
• Xác định thời gian dự trữ của các công việc và sự kiện.
• Xác định đường găng.
Xây dựng sơ đồ PERT/CPM (1)
• PERT/CPM là một mạng công việc, bao gồm các sự kiện và công việc.
Theo phương pháp AOA
• Mỗi công việc được biểu diễn là một đoạn thẳng nối 2 điểm (sự kiện) và có mũi tên chỉ hướng
• Các sự kiện được biểu diễn bằng một vòng tròn (nút) được đánh số liên tục theo chiều từ trái qua phải và từ trên xuống dưới.
• Mỗi sơ đồ PERT chỉ có một sự kiện đầu (điểm đầu) và một sự kiện cuối (điểm cuối)
Xây dựng sơ đồ PERT/CPM (2)
• Hai công việc nối tiếp nhau
• Hai công việc hội tụ / thực hiện đồng thời
• Công việc biến giả
Xây dựng sơ đồ PERT/CPM (chú ý)
• Nếu vẽ sai trong tình huống phải sử dụng biến giả, sẽ dẫn đến hậu quả là tính toán sai các yếu tố nguồn nhân lực và chi phí.
• Ví dụ:
Nguyên tắc đánh số các sự kiện
• Đánh số theo trình tự các sự kiện từ trên xuống dưới và từ trái qua phải.
• Sự kiện ở đầu mũi tên mang số lớn hơn sự kiện ở cuối mũi tên.
• Khi gặp sự kiện có nhiều mũi tên thì quay về đánh số các sự kiện bình thường nằm trên các đường khác.
Ví dụ:
Dự tính thời gian thực hiện công việc theo phương pháp ngẫu nhiên.
• Là phương pháp dự tính thời gian thực hiện công việc có tính đến ảnh hưởng của các yếu tố ngẫu nhiên.
• Phương pháp xác định
Te =
Trong đó:
a: thời gian lạc quan, cực tiểu, trong điều kiện thuận lợi thực hiện công việc.
b: thời gian bi quan, cực đại trong điều kiện không thuận lợi thực hiện công việc.
m: thời gian thực hiện công việc trong điều kiện bình thường
Te: thời gian trung bình tiến hành công việc.
VÍ DỤ
Một công trình xây dụng gồm 7 công việc, các số liệu tính
toán được như sau:
(thời gian: tháng)
Tính toán số liệu đã cho ta có:
• T(A1) =
• T(A2) =
• Tính tương tự đối với A(37) ta được bảng số liệu sau
Bảng số liệu sau khi tính toán
Từ tính toán ta có sơ đồ PERT sau
Thời gian:
• Tiến trình 1: A2 - A4 = 2 tháng
• Tiến trình 2: A1 - A6 = 5 tháng
• Tiến trình 3: A1 - A5 - A7 = 12 tháng
• Tiến trình 4: A1 - A4 = 4 tháng
• Tiến trình 5: A1 - A7 = 9 tháng
Phương pháp Đường găng
Trên sơ đồ PERT, đường găng là đường dài nhất nối điểm đầu với điểm cuối. Các công việc thuộc đường găng gọi là thời gian găng.
Ý nghĩa của đường găng
• Những công việc găng là những công việc trọng tâm, cần tập trung chỉ đạo thực hiện vì nếu các công việc này chậm trễ thì toàn bộ dự án sẽ bị chậm trễ.
• Cho biết tổng thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án.
• Để rút ngắn thời gian hoàn thành DA thì phải rút ngắn thời gian găng
Phương pháp rút ngắn thời gian thực hiện dự án
• Thông thường thời gian cho trước (Ký hiệu: TN) khác với thời gian găng (TE), khi đó:
• Nếu TN ≥ TE
• Nếu TN < TE
Ý nghĩa đường găng
• Công việc đường găng là công việc trọng tâm, cần tập trung chỉ đạo vì nếu công việc này chậm trễ thì toàn bộ công trình sẽ bị chậm trễ.
• Cho biết trước thời gian ngắn nhất cần thiết để hoàn thành công trình, từ đó chủ động trong các biện pháp sản xuất.
• Để rút ngắn được thời gian hoàn thành công trình thì phải rút ngắn thời gian găng (Thời gian thực hiện các công việc găng)
Phương pháp sơ đồ Gantt
• Đối tượng áp dụng: Các công trình đơn giản, ít công việc, ngắn hạn
• Mục tiêu: Đưa các nguồn lực vào SD một cách hợp lý, phù hợp với quá trình sản xuất và đạt được mục tiêu thời gian.
• Phương pháp thực hiện:
• Biểu diễn các công việc và thời gian thực hiện theo phương nằm ngang với 1 tỉ lệ định trước
• Lịnh trình công việc có thể lập theo kiểu tiến tới từ trái qua phải, công việc nào làm sau được xếp sau theo đúng quy trình công nghệ (có thể làm ngược lại - giật lùi)
VÍ DỤ
1 chương trình gồm 4 công việc A1, A2, A3, A4. Thời điểm bắt đầu và thời gian thực hiện công việc như sau:
NHÀ QUẢN TRỊ DAKD
Không phải tất cả những hiểu biết, kỹ năng và những quy trình được trình bày trong sách vở được ứng dụng một cách đồng nhất trong quá trình quản lý các dự án khác nhau. Ban quản lý dự án cần phải có những quyết định phù hợp với từng dự án cụ thể.
Thành phần cơ bản tham gia quản lý một dự án
• Nhóm tiền dự án: xác lập và ủy quyền thành lập dự án
• Nhóm lập kế hoạch dự án: xác định và lựa chọn mục tiêu của dự án, lên kế hoạch các đối với các công việc cần có để đạt được mục tiêu của dự án
• Nhóm triển khai dự án: điều hành con người và những nguồn lực khác để dự án được triển khai theo kế hoạch đề ra
• Nhóm kiểm soát và điều hành dự án: đánh giá và kiểm soát quá trình, nhận biết và điều chỉnh những sai lệch nếu có trong quá trình triển khai dự án giúp dự án đạt được mục tiêu đã định
• Nhóm kết thúc dự án: chính thức nghiệm thu sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả và kết thúc dự án.
Một số nhiệm vụ của ban quản lý dự án
• Chọn lựa một quy trình quản lý phù hợp để đạt được mục tiêu để ra của dự án
• Sử dụng những phương pháp thích hợp để đáp ứng những yêu cầu cụ thể của kế hoạch và của sản phẩm cụ thể
• Đáp ứng yêu cầu của các bên có liên quan
• Cần có được sự cân bằng giữa mục tiêu, chi phí, chất lượng, nguồn lực, và rủi ro trong quá trình sản xuất sản phẩm.
NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN
• Nhà QTDA là ai? Vai trò của nhà QTDA đối với hoạt động DAKD của DN
- Nhà QTDA là người phụ trách một số người khác với công việc chủ yếu là thực hiện các hoạt động quản trị dự án theo mục tiêu đã xác định.
- Vai trò: Quyết định sự thành bài của DAKD
• Những năng lực phẩm chất cần có của nhà QTDA
- Bản lĩnh chính trị
- Năng lực tổ chức điều hành
- Năng lực chuyên môn
- Khả năng giao tiếp
- Khả năng tác động nhóm làm việc
- Năng lực lãnh đão
- Vượt qua khó khăn
• Các cương vị chủ chốt và trách nhiệm của nhà QTDA
- Các cương vị chủ chốt
- Trách nhiệm của nhà QTDA
KẾT THÚC