KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY THÔNG BÁO
I. KHÁI NIỆM:
- TB là một loại VB hành chính thông thường dùng để truyền đạt nội dung một quyết định, một tin tức, một sự việc, thông tin về hoạt động của các cơ quan, tổ chức cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan để biết hoặc để thực hiện.
- TB còn được dùng để giới thiệu một chủ trương, một chính sách được thể chế hóa bằng VB thích hợp. Trong trường hợp này TB mang tính chất phổ biến chính sách, chủ trương, được các cơquan quản lý NN sử dụng để định hướng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc để phối hợp công tác với các cơ quan có liên quan.
II. YÊU CẦU
- Thông tin nhanh, kịp thời.
• Nội dung có thể không cần có phần trình bày lý do hoặc nhận định.
• Viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu, dùng thể loại văn mô tả, tường thuật, không yêu cầu phải lập luận hay nhận định dài dòng.
- Xác định rõ mục đích của thông báo, nội dung thông báo và thẩm quyền ra thông báo.
III. CẤU TRÚC:
- Phần mở đầu:
• Mục đích, chủ thể & thẩm quyền thông báo, đối tượng tiếp nhận thông báo.
• Nếu chủ thể TB sử dụng thẩm quyền cao hơn (thừa lệnh cấp trên) để TB phải ghi rõ trong phần mở đầu.
- Phần nội dung:
• Nêu rõ nội dung cần TB đến đối tượng tiếp nhận.
• Tùy theo nội dung cần TB, có thể viết phần này thành một đoạn văn, nhiều đoạn văn hoặc trình bày theo hệ thống đề mục.
- Phần kết thúc:
• Nhấn mạnh nội dung cần thông báo, xác định thời gian có hiệu lực và các quy tắc xử sự được áp dụng nếu có vi phạm.
IV. CÁC LOẠI THÔNG BÁO THƯỜNG SỬ DỤNG:
1. TB truyền đạt một VB mới ban hành, một chủ trương, chính sách mới...
Ví dụ: Chế độ tuyển dụng cán bộ, chế độ nâng bậc lương...
Nội dung cần thể hiện:
- Nhắc lại tên VB cần truyền đạt;
- Tóm tắt nội dung cơ bản của VB cần truyền đạt;
- Yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện.
2. TB một sự việc, một tin tức:
Ví dụ: TB về kết quả cuộc họp (hội thảo khoa học, hội nghị giao ban,...)
Nội dung cần thể hiện:
- Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì cuộc họp;
- Tóm tắt các quyết định của hội nghị cuộc họp;
- Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có).
3. TB về nhiệm vụ được giao
Nội dung cần thể hiện:
- Ghi ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ được giao;
- Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ;
- Nêu các biện pháp cần được áp dụng để triển khai thực hiện.
4. TB về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý và lãnh đạo.
Ví dụ: TB về thay đổi cơ quan chủ quản, thay đổi phạm vi hoạt động, địa giới hành chính,...
Nội dung cần thể hiện:
- Ghi rõ, đầy đủ tên cơ quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thoại, fax;
- Ngày, tháng, năm thay đổi.
5. TB về thông tin trong hoạt động quản lý
Nội dung cần thể hiện:
- Ghi rõ nội dung của hoạt động quản lý;
- Lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý;
- Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc).
