Câu 9. Tại sao công văn là văn bản không có tên loại ? Có những loại công văn nào và công dụng chính của từng loại ra sao? Những khó khăn trong việc phân biệt công văn với một số loại văn bản quy phạm pháp luật hoặc hành chính thông thường khác đã dẫn đến thực tế như thế nào trong công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước hiện nay?
Trả lời:
Công văn là loại văn bản không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác... giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan.
Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi, với nội dung chủ yếu sau:
- Thông báo một hoặc một vài vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành;
- Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên;
- Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy ra, ví dụ như về việc mở lớp đào tạo bồi dưỡng...
- Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan;
- Trình kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên;
- Xác nhận vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơ quan;
- Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp...
Phù hợp với từng nội dung có thể có các loại công văn như: hướng dẫn, giải thích, phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn, chối từ...
Với nội dung đa dạng như vậy cần lưu ý không nhầm lẫn công văn mang tính thông báo với thông báo, công văn đề xuất với đề án, dự án hoặt tờ trình,...
Phân loại công văn:
a/ Công văn hướng dẫn:
dùng để hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó như hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Công văn hướng dẫn gồm có 03 phần: đặt vấn đề; giải quyết vấn đề; kết luận.
- Đặt vấn đề: nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu của của văn bản cần được hướng dẫn hoặc khái quát vấn đề cần hướng dẫn thực hiện.
- Giải quyết vấn đề: nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ của Chủ trương, chính sách, quyết định cần được hướng dẫn thực hiện. Qua phân tích mục đích, ý nghĩa, tác dụng của các chủ trương đó về các phương diện kinh tế - xã hội... nêu cách thức tổ chức và các biện pháp thực hiện.
- Kết luận: Nêu yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan biết và tổ chức thực hiện đúng tinh thần của chủ trương, chính sách, quyết định.
b/ Công văn giải thích:
Đây là loại công văn dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của các văn bản như Nghị quyết, chỉ thị,... về thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan hoặc cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu sai, thực hiện không đúng hoặc không thống nhất. Nếu công văn hướng dẫn được viết theo ý chí chủ quan của cơ quan ban hành, thì công văn giải thích luôn luôn được viết theo yêu cầu của các nơi nhân công văn. Tuy nhiên, về phương diện nào đó nội dung của công văn giải thích rất gần với công văn hướng dẫn, do đó công văn giải thích có kết cấu nội dung tương tự như công văn hướng dẫn:
