Hệ thống thông tin và các thành phần cơ bản

6.8K 0 0

1.Hệ thống thông tin và các thành phần cơ bản của 1 HTTT quản lý

Hệ thống thông tin là một tập hợp gồm nhiều thành phần mà mối liên hệ giữa các thành phần này cũng như liên hệ giữa chúng với các hệ thống khác là liên hệ thông tin với nhau.

Các hệ thống thông tin thông dụng

Trong thực tế, bốn hệ dưới đây thường được sử dụng. 

1.2.1 Hệ xử lý dữ liệu (DPS-Data Processing System)

Chức năng

•  Xử lý các giao dịch và ghi lại những dữ liệu cho từng chức năng đặc thù.

•  Dữ liệu đưa vào được thường xuyên cập nhật. Dữ liệu đầu ra định kỳ bao gồm các tài liệu hoạt động và báo cáo.

Hệ xử lý dữ liệu có tính cục bộ thường dành cho các cho các nhà quản lý cấp tác nghiệp. 

1.2.2 Hệ thông tin quản lý (MIS-Management Information System)

Hệ thông tin quản lý là một hệ thống thông tin được sử dụng trong các tổ chức kinh tế xã hội, hệ gồm nhiều thành phần, mỗi thành phần là một hệ thống con hoàn chỉnh.

Ví dụ: hệ thống thông tin quản lý trong một xí nghiệp có các hệ thống con là hệ

thống “Quản lý vật tư”, hệ thống “Quản lý tài chính”,..., hệ thống thông tin

quản lý trong một trường đại học có các hệ thống con là hệ thống “Quản lý vật

tư”, hệ thống “Quản lý đào tạo”, hệ thống “Quản lý NCKH”,...

Chức năng của MIS:

•  Hỗ trợ các chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ.

•  Dùng một cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng.

•  Cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin theo thời gian của hệ thống.

•  Có cơ chế bảo mật thông tin theo từng cấp độ có thẩm quyền sử dụng.

Cách xem xét tốt nhất một hệ thống thông tin quản lý là đặt nó trong mục đích của tổ chức đang sử dụng hệ thống đó, một trong các cách như vậy là nhìn hệ thống thông tin dưới góc độ của một hệ hỗ trợ ra quyết định. 

1.2.3 Hệ hỗ trợ quyết định (DSS- Decision Support System)

Mục đích của hệ là giúp cho tổ chức những thông tin cần thiết để ra quyết định hợp lý và đủ độ tin cậy.

  4Khả năng của hệ:

•  Cung cấp, sắp xếp các phương án theo tiêu chuẩn của người làm quyết định.

•  Cung cấp và phân tích dữ liệu, biểu diễn dữ liệu bằng đồ thị một cách tự động.

•  Chọn lựa giúp một phương án tối ưu trên cơ sở các thông tin đưa vào.

Đặc trưng của DSS

•  Hỗ trợ các nhà làm quyết định trong quá trình ra quyết định.

•  Tạo những mô hình đa chức năng, có khả năng mô phỏng và có các công cụ phân tích.

•  Tạo thuận lợi cho liên lạc giữa các mức làm quyết định.

1.2.4 Hệ chuyên gia (ES-Expert System)

Hệ thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết và thực hiện vấn đề ở mức cao hơn DSS. Hệ này liên quan đến lĩnh vực trí tuệ nhân tạo, làm cho máy tính có khả năng lập luận, học tập, tự hoàn thiện như con người. Chẳng hạn các chương trình lập kế hoạch tài chính, chẩn đóan bệnh, dịch máy,...

1.3 Các thành phần của một hệ thống thông tin quản lý

Theo quan điểm của hệ thống thì một hệ thống thông tin quản lý thường có 3 thành phần: 

- Thành phần quyết định: thực hiện chức năng ra quyết định.

- Thành phần thông tin: thực hiện chức năng tiếp nhận, xử lý, truyền tin và lưu trữ thông tin trong hệ thống.

- Thành phần tác nghiệp: là thành phần bảo đảm các hoạt động cơ sở của một tổ chức.

Ví dụ: hệ thống thông tin quản lý trong một xí nghiệp có thành phần quyết định là Ban Giám đốc, thành phần thông tin là các phòng ban chức năng, thành phần tác nghiệp là các phân xưởng, cơ sở sản xuất.

Chúng ta có thể thấy mối quan hệ giữa các thành phần của một hệ thống thông tin qua sơ đồ dưới đây

Bây giờ chúng ta đi đến một định nghĩa có tính chất mô tả của một hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin của một tổ chức là tập hợp các phương tiện, nhân lực, thông tin và phương pháp xử lý tin nhằm cung cấp các thông tin cho quá trình ra quyết định đúng thời hạn và đủ độ tin cậy.Trong đó:

   *Tổ chức: có thể là cơ quan, xí nghiệp,  trường học...

   *Phương tiện (phần cứng-phần mềm):  cơ sở vật chất dùng để thu nhập, xử lý,lưu trữ, chuyển tải thông tin trong hệ thống như máy tính, máy in, điện thoại ...

   *Nhân lực: bao gồm tập thể, cá nhân tham gia vào việc thu thập dữ liệu, xử lý, truyền tin,...những người phát triển và duy trì hệ thống.

    *Thông tin (dữ liệu): Các thông tin được sử dụng trong hệ thống, các thông tin từ môi trường bên ngoài vào hệ thống, các thông tin từ hệ thống ra môi trường bên ngoài. Tuy nhiên, khi nói đến thông tin phải nói đến các yếu tố kèm theo nó như: 

      .Giá mang  thông  tin:  là  các  phương tiện lưu trữ tin như giấy,  đĩa từ, âm thanh...

      .Kiểu thông tin: thông tin văn bản, âm thanh, hình ảnh, tri thức.

      .Qui tắc tiếp nhận và hành trình của thông tin.

      .Vai  trò của thông tin trong hoạt động tác nghiệp, trong việc đưa ra quyết định.

   *Phương pháp xử lý tin: là các tài nguyên phi vật chất như các mô hình toán học, các thuật  toán, tri thức của con người trong hệ thống, các phần mềm tin học.

Tóm lại, hệ thống thông tin được cấu thành từ 4 yếu tố chính: thông tin, phương pháp xử lý tin, con người và phương tiện.