Câu 12. Văn bản quản lý nhà nước cần được XD và ban hành đảm bảo những yêu cầu về thể thức như thế nào và cho biết thực tiển hiện nay của công tác này đã đảm bao thực hiện các yêu cầu đó ra sao? Có thể có những khuyến nghị gì để đảm bảo những yêu cầu đó .
Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải được XD và ban hành đảm bảo những yêu cầu về thể thức.Thể thức của văn bản và những yếu tố hình thức cơ cấu nội dung đã được thể chế hóa. Các yếu tố thể thức, tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản.
Là phương tiện quan trọng, chủ yếu để chuyển tải quyền lực nhà nước vào cuộc sống, văn bản quản lý nhà nước cần phải được thể hiện bằng một hình thức pháp lý đặc biệt để có thể phân biệt dễ dàng với những văn bản thông thường khác. Hình thức đặc biệt đó chính là thể thức của chúng. Là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước, cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động XD và ban hành văn bản. Cần hướng tới quy định chế tài cụ thể đối với những văn bản không đảm bảo yêu cầu về thể thức.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phân chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể đối với một số loại văn bản nhất định.
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, thể thức văn bản bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;
- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản hoặc nơi đề gửi
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật;
- Các thành phần thể thức khác:
+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gởi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ;
+ Các chỉ dẫn phạm vi lưu hành như "trả lại sau khi họp (hội nghị)", "xem xong trả lại", "lưu hành nội bộ" đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như "dự thảo" hay "dự thảo lần..."...;
+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành;
+ Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã;
+ Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả-rập; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục.
Các yếu tố thuộc bố cục được trình bày theo quy định nhất định và đó cũng là những yếu tố thể thức của văn bản như: việc đặt lề để vùng trình bày, vị trí các yếu tố thể thức, phông, cỡ và kiểu chữ, độ giãn dòng,..v. v.. Thể thức của văn bản đảm bảo cho văn bản có tính pháp lý, tính khuôn mẩu và tạo điều kiện sử dụng thuận tiện văn bản trong thực tiển quản lý nhà nước.
