HÀNG TỒN KHO

5.2K 2 2

4.1. NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM CỦA KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO
4.1.1. Nội dung
•    Hàng tồn kho là TS lưu động của DN, bao gồm:
    + Dự trữ để sử dụng trong quá trình SXKD, cung cấp dịch vụ;
    + Dự trữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
    + Hoặc là chi phí đang trong quá trình SXKD dở dang,…
•    Việc quản lý và hạch toán hàng tồn kho được quy định trong Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho”:
    + Hàng tồn kho chủ yếu được tính theo giá gốc.
     Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được bằng cách lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
    + Hàng tồn kho được trình bày trên Bảng BCĐKT như một tài sản ngắn hạn và phải thuyết minh về: chính sách kế toán, giá gốc hàng tồn kho được phân theo từng loại hàng tồn kho, các khoản dự phòng đã lập hoặc hoàn nhập, giá trị ghi sổ của hàng tồn kho dùng để thế chấp.
•    Kết hợp kiểm toán hàng tồn kho và giá vốn hàng bán.
4.1. NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM CỦA KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO◄
4.1.2. Đặc điểm
•    Hàng tồn kho thường là khoản mục chủ yếu lớn nhất trong tài sản lưu động trên BCĐKT của doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại. Những sai sót trên các khoản mục hàng tồn kho thường dẫn đến những sai sót trong yếu về tài sản, chi phí và kết quả kinh doanh;
•    Hàng tồn kho thường gồm nhiều loại, ở nhiều vị trí, địa điểm khác nhau, do nhiều người phụ trách vật chất... Do đó việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho rất khó khăn và phức tạp, dễ nhầm lẫn, dễ gian lận, dễ chủ quan;
•    Tính đa dạng, phức tạp của nhiều loại hàng tồn kho cũng tạo ra những khó khăn, phức tạp nhất định cho KTV trong quá trình quan sát và đánh giá hàng tồn kho...
4.2.CÁC SAI PHẠM THƯỜNG GẶP ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC ◄
    Số lượng các nghiệp vụ mua, sản xuất, tiêu thụ thường xảy ra nhiều nên làm tăng cơ hội cho các sai phạm nảy sinh.
    Có nhiều vấn đề phức tạp luôn phải đối mặt về tính giá và đo lường trong phần hành này như:
    + Xác định, đo lường và phân bổ nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung
    + Xác định sản phẩm dở dang, sản phẩm hoàn thành
    Có nhiều loại hàng hoá, vật tư đòi hỏi phải nhờ đến các thủ tục đặc biệt, ý kiến đánh giá của các chuyên gia mới xác định được số lượng và giá trị của chúng, do vậy mang nặng tính chủ quan.
    Hàng tồn kho do bảo quản ở nhiều kho bãi khác nhau, nhiều nơi dẫn đến khó kiểm soát vật chất nên dễ bị mất trộm hoặc hỏng hóc, hao mòn và khó khăn cả trong việc hạch toán các khoảng luân chuyển hàng tồn kho nội bộ giữa các điểm kho bãi.
    Hàng tồn kho dễ bị đổ vỡ, lạc hậu và điều kiện kinh tế xã hội có thể ảnh hưởng tới nhu cầu và khả năng tiêu thụ, do vậy ảnh hưởng tới giá trị hàng tồn kho.
     Rủi ro tiềm tàng đối với hàng tồn kho?
4.3. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CẦN THIẾT ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC
4.3. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CẦN THIẾT ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC
4.3. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CẦN THIẾT ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC ►





4.3. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CẦN THIẾT ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC ◄
4.4. NỘI DUNG, PHƯƠNG PHÁP KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC    HÀNG TỒN KHO ◄
4.4.1. Mục tiêu kiểm toán ◄
    Hiện hữu:
    Hàng tồn kho được phản ánh trên Bảng cân đối kế toán là thực sự tồn tại;
    Quyền và nghĩa vụ:
    Đơn vị có quyền sở hữu đối với số dư hàng tồn kho tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán;
    Đầy đủ:
    Số dư tài khoản “Hàng tồn kho” đã bao hàm tất cả các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá hiện có tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán;
    Chính xác:
    Những khoản hàng tồn kho được tính toán, tổng hợp số liệu chính xác, phù hợp giữa chi tiết của hàng tồn kho với sổ cái;
    Đánh giá:
    Số dư hàng tồn kho phải được phản ánh đúng giá trị thực hoặc giá trị thuần của nó và tuân theo các nguyên tắc chung được thừa nhận;
    Trình bày và công bố:
    Số dư hàng tồn kho phải được trình bày đúng trên Bảng cân đối kế toán. Những thuyết minh có liên quan tới sự phân bổ hàng tồn kho phải thích đáng. ▶
4.4.2. Căn cứ, tài liệu sử dụng ◄
    Bảng cân đối kế toán (phần tài sản lưu động)
    Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
    Bảng tổng hợp hàng tồn kho (danh mục hàng tồn kho chi tiết)
    Sổ tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản hàng tồn kho, tài khoản chi phí...
    Sổ kho, các báo cáo kho, biên bản kiểm kê hàng tồn kho
    Các chứng từ, tài liệu về nhập, xuất kho
    Các hợp đồng gửi bán đại lý, hợp đồng giao gia công...
4.4.3. Kiểm toán hệ thống kiểm soát nội bộ ◄

    Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục hàng tồn kho ▶
    Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát ▶
    Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát ▶
    Đánh giá lại rủi ro kiểm soát ▶
a. Tìm hiểu về HTKSNB đối với hàng tồn kho ◄
b. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát ◄
    Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát (CR) đối với từng cơ sở dẫn liệu  Là cơ sở giúp kiểm toán viên giới hạn phạm vi của các thử nghiệm cơ bản.
    Nếu đánh giá là thủ tục kiểm soát được thiết kế hữu hiệu và có khả năng thực hiện hiệu quả thì CR được đánh giá sơ bộ là thấp:
     Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để hạn chế phạm vi của thử nghiệm cơ bản;
    Nếu CR được đánh giá là tối đa do không có các thủ tục kiểm soát tốt được thiết kế đối với khoản mục:
     Không thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, mở rộng thực hiện thử nghiệm cơ bản.
c. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát◄
    Kiểm tra quy trình kiểm soát nội bộ quá trình mua hàng:
    Việc xử lý các đơn mua hàng: sự phê chuẩn đơn đặt mua hàng; Sự độc lập của nhân viên mua hàng với thủ kho và kế toán kho hàng....
    Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ quá trình nhập, xuất kho:
    + Các thủ tục nhập, xuất kho được tiến hành đúng quy định không;
+ Việc tổ chức kiểm nghiệm khi nhập kho hàng và quá trình làm việc của ban kiểm nhận nhập kho hàng hoặc bộ phận nhập kho có đúng trình tự không;
+ Kiểm tra quá trình hoàn tất các thủ tục xuất kho hàng từ việc lập phiếu yêu cầu vật tư sử dụng hoặc tiếp nhận đơn đặt mua hàng, đến phê chuẩn lệnh xuất kho, lập phiếu xuất kho và xuất kho hàng đến việc theo dõi sổ nhật ký hàng xuất ra ngoài cổng bảo vệ đơn vị...;
    + Xem xét tính độc lập của thủ kho với người giao, nhận hàng với kế toán kho hàng, ... 
c. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát◄
    Kiểm tra quá trình bảo quản hàng ở kho:
+ Quan sát hệ thống các phương tiện kho tàng, hệ thống bảo vệ có tốt không;
+ Thủ kho có năng lực, trách nhiệm và đáng tin cậy không, ...
Cụ thể:
    + Đối với việc ghi chép: chọn mẫu nghiệp vụ nhập, xuất hàng tồn kho trên sổ sách và đối chiếu với các chứng từ liên quan để bảo đảm chúng có cơ sở đúng đắn, được người có thẩm quyền xét duyệt và được ghi nhận thích hợp;
    + Đối với việc bảo quản hàng tồn kho: xem xét tình trạng bảo vệ tài sản, kiểm tra các tài liệu về công việc kiểm kê định kỳ và xử lý chênh lệch kiểm kê.
d. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát ◄

    Đánh giá cuối cùng CR sau khi đã kiểm tra được HTKSNB đối với hàng tồn kho được thiết kế như thế nào và vận hành thực tế ra sao?

     Nhận diện được điểm yếu và điểm mạnh của HTKSNB  Thiết kế các thử nghiệm cơ bản với phạm vi thích hợp.
4.4.4. Thủ tục phân tích ◄
    Tính toán số vòng quay (số vòng luân chuyển) hàng tồn kho hoặc số ngày lưu kho bình quân và so sánh với kỳ trước;
    So sánh số dư hàng tồn kho cuối kỳ với đầu kỳ:
    + Xem xét sự biến động về giá trị và số lượng của những mặt hàng chủ yếu;
    + So sánh tỷ trọng trị giá hàng tồn kho trong tổng trị giá tài sản lưu động của kỳ này so với các kỳ trước;
    So sánh đơn giá của hàng tồn kho với kỳ trước;
    So sánh hàng tồn kho thực tế với định mức
    Đối với doanh nghiệp sản xuất, cần so sánh quan hệ giữa sản lượng sản xuất và sản lượng tiêu thụ kỳ này với kỳ trước. Đồng thời, cần so sánh chi phí sản xuất/giá thành giữa thực tế với định mức/giữa kỳ này với kỳ trước theo từng khoản mục giá thành.
   
4.4.5. Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ, số dư tài khoản ◄
    Thiết kế các thủ tục kiểm toán như thế nào để đáp ứng được các mục tiêu kiểm toán đã đề ra?

    Lập danh mục hàng tồn kho; ▶
    Kiểm tra vật chất hàng tồn kho; ▶
    Kiểm tra hàng tồn kho được giữ bởi bên thứ ba; ▶
    Kiểm tra việc đánh giá hàng tồn kho; ▶
    Kiểm tra việc khóa sổ hàng tồn kho; ▶
    Kiểm tra việc trình bày và thuyết minh hàng tồn kho ▶
a. Lập danh mục hàng tồn kho ◄
    NGUỒN SỐ LIỆU:
    Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho của từng loại hàng tồn kho.
    THỰC HIỆN:
    - Thu thập (hoặc tự lập) Bảng chi tiết số dư từng loại hàng tồn kho theo số lượng và giá trị;
    - Kiểm tra lại việc cộng dồn hàng ngang và hàng dọc;
    - Đối chiếu số liệu với sổ tổng hợp và sổ chi tiết hàng tồn kho và với Bảng cân đối kế toán.
b. Kiểm tra vật chất hàng tồn kho ◄
    Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 501“Bằng chứng kiểm toán bổ sung cho một số khoản mục và sự kiện đặc biệt”
    Vai trò của việc tham gia kiểm kê:
    - Trách nhiệm của đơn vị được kiểm toán;
    - Trách nhiệm của kiểm toán viên:
        + Chứng kiến/Tham gia kiểm kê, chọn mẫu kiểm kê
        + Trường hợp không thể tham gia kiểm kê.
    Thời điểm kiểm kê:
    - Đúng vào thời điểm khoá sổ kế toán kết thúc năm tài chính
    - Không thực hiện được vào đúng thời điểm này, chú ý:
        + Khoảng cách giữa thời điểm kiểm kê và thời điểm khóa sổ;
        + Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị về hàng tồn kho;
        + Các ghi chép về nhập, xuất hàng tồn kho giữa hai thời điểm có đủ tin cậy không. ▶
b. Kiểm tra vật chất hàng tồn kho (tiếp) ◄
   
    Quá trình thực hiện quan sát kiểm kê ▶
    - Kiểm tra các hướng dẫn về kiểm kê hàng tồn kho;
    - Các thủ tục chứng kiến kiểm kê;
    - Kiểm tra kết quả kiểm kê  
b. Kiểm tra vật chất hàng tồn kho (tiếp) ◄
- Kiểm tra các hướng dẫn về kiểm kê hàng tồn kho
    Thời gian tiến hành tham gia kiểm kê;
    Người giám sát quá trình kiểm kê cần độc lập với các nghiệp vụ về hàng tồn kho; Việc đối chiếu độc lập kết quả kiểm kê với sổ kế toán và quá trình kiểm soát đầy đủ các phiếu kiểm kê, biên bản kiểm kê hàng tồn kho,...;
    Biểu mẫu kiểm kê phải được đánh số trước liên tục, kiểm soát số phát ra và số thu hồi, đảm bảo kết quả kiểm kê không bị thay đổi so với thực tế. Biểu mẫu kiểm kê phải có đầy đủ nội dung (vị trí, tên hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng, tình trạng, chênh lệch với thẻ kho,…) và chữ ký;
    Hàng tồn kho cần được sắp xếp và đánh dấu thích hợp để phục vụ cho công tác kiểm kê;
    Việc nhập, xuất hàng trong lúc kiểm kê cần được hạn chế tối đa và kiểm soát chặt chẽ;
    Cần tách biệt rõ hàng hóa chậm luân chuyển; kém, mất phẩm chất; lỗi thời; hàng hóa của người khác (hàng nhận ký gửi, gia công,…);
    Cần xác định mức độ hoàn thành của sản phẩm dở dang;
    Phương pháp cân, đong, đo, đếm hợp lý. Nếu đơn vị thực hiện ước tính số lượng hàng tồn kho, như ước tính khối lượng của một đống than, thì kiểm toán viên phải xem xét đến tính hợp lý của phương pháp ước tính này;
    Chốt số phiếu nhập, xuất kho cuối cùng trước thời điểm kiểm kê.
b. Kiểm tra vật chất hàng tồn kho (tiếp) ◄
- Các thủ tục chứng kiến kiểm kê:

    Kiểm tra xem nhân viên của đơn vị có thực hiện đúng kế hoạch kiểm kê và các hướng dẫn kiểm kê hay không;
    Xem xét các thủ tục tách biệt hàng hóa chậm luân chuyển, mất phẩm chất, lỗi thời, hàng hóa của bên thứ ba;
    Xem xét sản phẩm dở dang có được kiểm kê và xác định mức độ hoàn thành không;
    Xem xét việc nhập, xuất hàng hoặc lưu chuyển nội bộ trong quá trình kiểm kê có được kiểm soát chặt chẽ không;
    Cần giám sát việc thực hiện các thủ tục kiểm kê và có thể tham gia trực tiếp kiểm kê chọn mẫu;
    Nếu kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành cùng một lúc tại nhiều địa điểm thì kiểm toán viên phải lựa chọn địa điểm phù hợp để tham gia kiểm kê tuỳ theo mức độ trọng yếu của loại hàng tồn kho và sự đánh giá về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát đối với các địa điểm này;
    Trao đổi để xác định quyền sở hữu của hàng tồn kho, đặc biệt quan tâm đến hàng gửi bán, gửi đại lý, nhận đại lý, ...;
    Quan sát hệ thống kho tàng, phương tiện bảo quản, khu vực sản xuất, ...
b. Kiểm tra vật chất hàng tồn kho (tiếp) ◄
- Kiểm tra kết quả kiểm kê:

    Đối chiếu giữa bảng tổng hợp kiểm kê và các phiếu kiểm kê;
    Kiểm tra các trường hợp nhập, xuất hàng hoặc lưu chuyển nội bộ trong quá trình kiểm kê có được điều chỉnh thích hợp không; kiểm tra việc khóa sổ có thực hiện đúng đối với các nghiệp vụ nhập, xuất cuối cùng trước kiểm kê hay không;
    Kiểm tra việc áp đơn giá và tính toán trên bảng tổng hợp kết quả kiểm kê;
    Xem xét những chênh lệch giữa sổ sách và thực tế có được giải thích và xử lý hợp lý không.
c. Kiểm tra hàng tồn kho được giữ bởi bên thứ ba ◄
    KTV phải yêu cầu bên thứ ba xác nhận trực tiếp về số lượng và tình trạng của hàng tồn kho mà bên thứ ba đang giữ hộ cho đơn vị. Tuỳ theo mức độ trọng yếu của số hàng tồn kho này, KTV cần phải xem xét các nhân tố sau:
    - Tính chính trực và độc lập của bên thứ ba;
    - Sự cần thiết phải trực tiếp tham gia kiểm kê hoặc để KTV hoặc công ty kiểm toán khác tham gia kiểm kê;
    - Sự cần thiết phải có báo cáo của KTV khác về tính thích hợp của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của bên thứ ba;
    - Sự cần thiết phải kiểm tra các tài liệu liên quan đến hàng tồn kho do bên thứ ba giữ.
d. Kiểm tra việc đánh giá hàng tồn kho ◄

    Đánh giá hàng mua:
- Cần xác định giá mua hàng tồn kho: giá mua, thuế nhập khẩu, chi phí mua hàng, chiết khấu,…;
- Thực hiện kiểm tra chọn mẫu: Cần phân loại hàng tồn kho theo từng nhóm, chú ý tới những mặt hàng có số tiền lớn hoặc có sự thay đổi giá nhiều trong năm;
- Lập một bảng danh sách các mặt hàng sẽ kiểm tra, yêu cầu đơn vị cung cấp những hóa đơn có liên quan, chú ý kiểm tra cả về giá trị và số lượng.
    Đánh giá hàng sản xuất (sản phẩm dở dang và thành phẩm);
    Kiểm tra việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
d. Kiểm tra việc đánh giá hàng tồn kho (tiếp) ◄

    Đánh giá hàng sản xuất (sản phẩm dở dang và thành phẩm):
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Kiểm tra số lượng xuất dùng và đơn giá. Chú ý kiểm tra phương pháp tính giá của đơn vị. Kiểm tra số lượng nguyên vật liệu xuất dùng cần so sánh với định mức sử dụng nguyên vật liệu;
- Chi phí nhân công trực tiếp: Kiểm tra các chứng từ (bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương,…) về số lượng ngày công, giờ công và đơn giá tiền lương;
- Chi phí sản xuất chung: Kiểm tra quá trình tập hợp chi phí.
d. Kiểm tra việc đánh giá hàng tồn kho (tiếp) ◄

    Kiểm tra việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
    - Xem xét và kiểm tra cách thức đơn vị nhận dạng và tách biệt những hàng hóa chậm lưu chuyển, mất phẩm chất hoặc lỗi thời;
    - Kiểm tra các loại hàng hóa chậm lưu chuyển, mất phẩm chất hoặc lỗi thời đã phát hiện;
    - Kiểm tra sổ kế toán theo dõi hàng tồn kho để phát hiện các mặt hàng chậm lưu chuyển khi kiểm kê;
    - Xem xét giá bán của sản phẩm, hàng hóa sau ngày khóa sổ để phát hiện những mặt hàng giảm giá;
    - Đối với sản phẩm dở dang, cần kiểm tra xem giá gốc trên sổ sách vào cuối niên độ cộng với chi phí chế biến phát sinh sau ngày khóa sổ có vượt khỏi giá bán cuối cùng của chúng không.

e. Kiểm tra việc khoá sổ đối với hàng tồn kho ◄
    Kiểm tra việc khóa sổ đối với hàng tồn kho là một thủ tục kiểm toán quan trọng nhằm bảo đảm các nghiệp vụ liên quan được ghi chép đúng niên độ, bao gồm:
    - Mua hàng: Xác định các hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu đơn vị và nghĩa vụ đối với người bán đã phát sinh;
    - Bán hàng: Xác định hàng hóa đã chuyển giao quyền sở hữu/kiểm soát cho người mua, doanh thu đã đủ điều kiện ghi nhận;
    - Xuất nguyên liệu và nhập kho thành phẩm (đối với doanh nghiệp sản xuất).
e. Kiểm tra việc khoá sổ đối với hàng tồn kho (tiếp) ◄
    Các thủ tục kiểm toán
    Trước khi kiểm kê:
   - Các chứng từ về nhập, xuất hàng tồn kho và lưu chuyển nội bộ phải được đánh số một cách liên tục.
   - Những chứng từ nhập, xuất cuối cùng bao gồm cả đối với hàng hóa do bên thứ ba kiểm soát/bảo quản phải được ghi chú để theo dõi, xác định điểm phân cách niên độ sau này.
    Trong khi kiểm kê: KTV cần quan sát cẩn thận và ghi chú lại các nghiệp vụ nhập, xuất xung quanh thời điểm khóa sổ;
    Sau khi kiểm kê: KTV cần đối chiếu phiếu nhập kho và hóa đơn của người bán, phiếu giao hàng và hóa đơn của đơn vị, các chứng từ xuất nguyên vật liệu … xung quanh thời điểm khóa sổ để bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng niên độ.
f. Kiểm tra việc trình bày và thuyết minh đối với hàng tồn kho ◄
    Việc trình bày và phân loại các khoản hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm,…;
    Chính sách kế toán đơn vị áp dụng đối với hàng tồn kho, bao gồm: nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho, phương pháp đánh giá hàng tồn kho cuối kỳ, phương pháp hạch toán hàng tồn kho (kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ);
    Một số chỉ tiêu cần thuyết minh về hàng tồn kho như giá trị hàng tồn kho hoàn nhập dự phòng, giá trị hàng tồn kho bị cầm cố, thế chấp,…