b. Xây dựng, quản lý hồ sơ địa chính, hồ sơ địa giới hành chính
* Theo Luật đất đai 2003, hồ sơ địa chính là hồ sơ phục vụ quản lý nhà nước đối việc sử dụng đất bao gồm:
- Bản đồ địa chính
- Sổ địa chính
- Sổ mục kê đất đai
- Sổ theo dõi biến động đất đai
+ Bản đồ địa chính là bản đồ thể hiện các thửa đất và các yếu tố địa lý có liên quan lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận.
Bản đồ địa chính là thành phần của hồ sơ địa chính phục vụ thống nhất quản lý nhà nước về đất đai. Bộ tài nguyên môi trường chỉ đạo việc khảo sát, đo đạc, lập và quản lý bản đồ địa chính trong phạm vi cả nước . Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức thực hiện việc khảo sát, đo đạc, lập và quản lý bản đồ địa chính tại địa phương.
Bản đồ địa chính được quản lý, lưu trữ tại cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh, cơ quan quản lý đất đai cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Nội dung bản đồ địa chính thể hiện chi tiết đến từng thửa đất theo yêu cầu công tác quản lý Nhà nước đối với đất đai (như vị trí, ranh giới, hình thể của thửa đất).
Bên cạnh bản đồ địa chính là thành phần cơ bản trong hồ sơ địa chính phục thống nhất quản lý nhà nước về đất đai thì các loại bản đồ hiện trạng sử dụng đất, bản đồ quy hoạch sử dụng đất cung có vai trò quan trọng trong việc nắm chắc tình hình đất đai được quy định tại điều 20 Luật đất đai 2003.
+ Sổ địa chính là sổ được lập cho từng đơn vị xã, phường, thị trấn để ghi người sử dụng đất và các thông tin về người sử dụng đất đó.
+ Sổ mục kê đất đai là sổ được lập cho từng đơn vị xã, phường, thị trấn để ghi các thửa đất và các thông tin về thửa đất đó.
+ Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ được lập để theo dõi các trường hợp có thay đổi trong sử dụng đất gồm thay đổi kích thước và hình dạng thửa đất, người sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất.
· Nội dung của hồ sơ địa chính bao gồm các thông tin về thửa đất
a. Số liệu, kích thước, hình thể, diện tích, vị trí;
b. Người sử dụng thửa đất;
c. Nguồn gốc, mục đích, thời hạn sử dụng đất;
d. Giá đất, tài sản gắn liền với đất, nghĩa vụ tài chính về đất đai đã thực hiện và chưa thực hiện;
e. Giấy chứng nhân quyền sử dụng đất, quyền và những hạn chế về quyền của người sử dụng đất;
f. Biến động trong quá trình sử dụng đất và các thông tin khác có liên quan.
Hồ sơ địa chính được lập chi tiết đến từng thửa đất theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn.Mỗi thửa đất phải có số hiệu riêng và không trùng với số hiệu của các thửa đất khác trong phạm vi cả nước.
Nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời, phải được chỉnh lý thường xuyên đối với các biến động theo quy định của pháp luật trong quá trình sử dụng đất.
Hồ sơ địa chính được lập thành một (01) bản gốc và hai (02) bản sao từ bản gốc; Bản gốc được lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, một bản sao được lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường, một bản sao được lưu tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Bản gốc hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý kịp thời khi có biến động về sử dụng đất, bản sao hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý phù hợp với bản gốc hồ sơ địa chính.
Bản đồ địa chính được lập theo quy định sau:
a) Bản đồ địa chính được lập theo chuẩn kỹ thuật thống nhất trên hệ thống toạ độ nhà nước;
b) Nội dung bản đồ địa chính thể hiện thửa đất; hệ thống thuỷ văn, thuỷ lợi; hệ thống đường giao thông; mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, mốc giới hành lang an toàn công trình; điểm toạ độ địa chính, địa danh và các ghi chú thuyết minh;
c) Thửa đất phải được thể hiện chính xác về danh giới; đỉnh thừa phải có toạ độ chính xác. Mổi thửa đất phải kèm theo thông tin về số hiệu thửa đất, diện tích thửa đất và ký hiệu loại đất;
d) Bản đồ địa chính phải do các đơn vị được cấp giấy phép hành nghề hoặc được đăng ký hành nghề đo đạc bản đồ lập.
Hồ sơ địa chính được lưu giữ và quản lý dưới dạng tài liệu trên giấy và từng bước chuyển sang dạng số để quản lý trên máy tính. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đầu tư tin học hoá hệ thống hồ sơ địa chính.
Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế đối với việc lập hồ sơ địa chính trên giấy và hồi sơ địa chính dạng số; hướng dẫn việc lập, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính trên giấy và hò sơ địa chính dạng số; quy định tiến trình thay thế hệ thống hồ sơ địa chính trên giấy bằng hệ thống hồ sơ địa chính dạng số.
