CHƯƠNG 3:
1.Hoạch định là gì? Vai trò của hoạch định? Những lợi ích và những hạn chế của hoạch định đối với hoạt động của doanh nghiệp?
- Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu.
- Vai trò của hoạch định:
+ Định hướng các chức năng quản trị: tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
+ Hoạch định giúp đề ra mục tiêu, biện pháp,nguồn lực, cách thức
Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi
Lợi ích:
- Giúp các nhà quản trị:
Phát hiện các cơ hội mới. Lường trước và né tránh những bất trắc trong tương lai. Vạch ra các hành động hữu hiệu. Nhận thức rõ những rủi ro trong hoạt động của tổ chức. Cải tiến, đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh. Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi.
1. Sự phối hợp tốt hơn:
+ Nền tảng cho sự phối hợp các hoạt động
+ Định rõ trách nhiệm của từng bộ phận cũng như trong phối hợp các hoạt động
+ Định hướng nỗ lực của các thành viên và bộ phận theo 1 hướng
+ Hiệu quả phối hợp nhóm
2. Tập trung suy nghĩ về tương lai:
+ Luôn cân nhắc các nguồn lực cần thiết
+ Các cơ hội và rủi ro tiềm tàng
+ Gợi mở và sàng lọc để vượt qua những trở ngạu ngắn hạn
+ Chuẩn bị cho tổ chức vận hành hiệu quả hơn trong tương lai
3. Kích thích sự tham gia:
+ Thành công đòi hỏi sự tham gia của tất cả các thàng viên
+ Tạo lập được 1 nền tảng chuyên môn và kiến thức rộng hơn trong việc lập kế hoạch
+ Nhân viên nỗ lực hơn trong việc thực hiện kế hoạch
4. Hệ thống kiểm tra hiệu quả hơn:
+ Nền tảng tiêu chuẩn rõ ràng cho đánh giá
+ Nhân viên biết rõ phải làm gì
+ Tổ chức có thể nhận rõ khoảng cách giữa mục tiêu và thực hiện
Hạn chế của hoạch định:
- Không lường hết được diễn biến bất lợi. Khi tình huống xấu xảy ra có thể làm đảo lộn kế hoạch.
- Gò bó trong việc thực hiện, đôi khi không linh hoạt, làm hạn chế sự sáng tạo.
- Đôi khi kết quả đạt được đúng hoạch định nhưng không phản ánh đúng tiềm năng vốn có của DN. VD: Sản lượng đạt được có thể cao hơn nhiều so với mực thực tế của hoạch định.
- Tính bảo thủ của người làm hoạch định: Đây là vấn đề tế nhị, các nhà quản trị thường cố gắng bảo vệ các hoạch định của mình mà không dũng cảm nhận ra sự vô lý ở một số điểm.
- Không chỉ rõ được các điểm bất cập trong hoạch định. VD: Cơ sở vật chất lạc hậu, tay nghề lao động thấp…
- Thông tin để hoạch định quá cũ, hay không chính xác.
2. Tại sao hoạch định được xem là chức năng quản trị tiên quyết ? Hoạch định trong tổ chức được phân chia thành các loại nào? Hãy nêu các bước trong quy trình hoạch định chiến lược?
Hoạch định được xem là chức năng quản trị tiên quyết vì nó định hướng cho các chức năng quản trị còn lại
Hoạch định trong tổ chức được phân chia thành 2 loại : Hoạch định chiến thuật và hoạch định chiến lược
Các bước trong quy trình hoạch định chiến lược
Xây dựng xứ mệnh và tầm nhìn. Phân tích môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. Hình thành các mục tiêu chung. Tạo lập và chọn lựa các chiến lược. Phân bổ các nguồn lực để tạo mục tiêu. - Phân biệt hoạch định chiến lược và hoạch định chiến thuật:
Các khía cạnh so sánh
Hoạch định chiến lược
Hoạch định chiến thuật
Mục đích
Bảo đảm hiệu qủa và sự tăng trưởng trong dài hạn.
Phương tiện để thực thi các kế hoạch chiến lược.
Đặc tính
Tồn tại và cạnh tranh ntn?
Hoàn thành các mục tiêu ntn?
Thời gian
Dài hạn: 2 năm hoặc hơn
Thường 1 năm hoặc ngắn hơn.
Tần suất hoạch định
Mỗi lần thường 3 năm.
Mỗi lần 6 tháng trong năm.
Điều kiện để ra quyết định
Không chắc chắn và rủi ro.
Ít rủi ro.
Cấp quản lý
Nhà QT cấp trung và cấp cao.
NV, nhà quản trị cấp trung gian.
Mức độ chi tiết
Thấp
Cao.
3. Hãy nêu ưu và nhược điểm của việc ra quyết định nhóm. Nêu các phương pháp ra quyết định nhóm.
Ưu điểm
- Có thể sử dụng kinh nghiệm và tri thức của nhiều người.
- Có nhiều thông tin, dữ liệu và các sự kiện.
- Vấn đề được xem xét từ nhiều góc độ.
- Tăng mức độ thoả mãn của nhân viên.
- Sự cam kết và chấp nhận với quyết định cao hơn.
Nhược điểm
- Đòi hỏi nhiều thời gian.
- Bị một ít người chi phối.
- Quan tâm đến mục tiêu cá nhân hơn là mục tiêu nhóm.
- Các sức ép xã hội phải tuân thủ.
- Tư duy nhóm.
* Các phương pháp ra quyết định nhóm
Kỹ thuật tập kích não (Brainstorming):
- Nâng cao hiệu suất sáng tạo.
- Tập trung vào tập hợp ý kiến.
- Khuyến khích sự hình thành ý tưởng, trách ức chế.
Quy tắc:
- Khuyến khích sự tự do.
- Không bị chỉ trích khi đang đề xuất ý kiến.
- Khuyến khích số lượng ý kiến.
- Không đánh giá ý kiến cho đến khi tập hợp xong.
Kỹ thuật nhóm danh nghĩa (Nominal Group Techniques):
- Khi không có sự đồng thuận hoặc nhóm không hiểu vấn đề.
- Khuyến kích sáng tạo.
- Trách chỉ trích lẫn nhau.
Quy tắc:
- Mỗi cá nhân được tự viết ý kiến.
- Mỗi thành viên giới thiệu ý tưởng, được ghi lại.
- Thảo luận các ý kiến sau khi đã giới thiệu.
- Các thành viên bỏ phiếu độc lập.
Kỹ thuật Delphi:
- Kích thích nhóm tham khảo kinh nghiệm.
- Sử dụng các công cụ như bảng hỏi.
- Sử dụng để nhận diện vấn đề.
Quy tắc:
- Kỹ thuật sáng tạo gần giống với NGT.
- Khác với NGT là các thành viên không phải gặp mặt nhau.
- Trách quan hệ tương tác trong nhóm.
